Chữ ký không giống mẫu bị phạt 10 triệu đồng: Hiểu sao cho đúng?

Nghị định 41/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/3/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Hiệu lực của Nghị định từ 1/5/2018.

Trong đó, đáng chú ý điều 8, khoản 2d cho biết sẽ phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.

Điều khoản này đã nảy sinh nhiều cách hiểu khác nhau, trong đó, nhiều ý kiến cho rằng buộc phải ký giống 100%, nếu sai khác là bị phạt. Theo đó, quy định trở nên bất hợp lý, gây khó khăn đối với doanh nghiệp.

Trao đổi với Trí Thức Trẻ, ông Phạm Công Tham, Phó Chủ tịch thường trực Hội kế toán hành nghề Việt Nam, cho biết thông thường kế toán viên có hai chữ ký, gồm: chữ ký đầy đủ và chữ ký tắt. 

Chữ ký tắt được sử dụng khi xử lý các công văn trong cơ quan, còn chữ ký đầy đủ là chữ ký giao dịch các chứng từ kế toán, báo cáo kế toán lưu gửi. Chữ ký đầy đủ chính là chữ ký được đăng ký và có tính pháp lý.

Ông cho biết kế toán viên thường rèn luyện để các chữ ký ký ra đảm bảo độ giống nhau. Tuy nhiên, về tính tuyệt đối là không thể. "Các chữ ký có thể xê dịch chút ít", ông nói.

Do vậy, ông cho rằng quy định tại Nghị định 41 không phải hiểu cứng nhắc là chữ ký phải giống 100% trên các chứng từ kế toán. Khi giao dịch, để kiểm tra chữ ký, thông thường, người ta xét đến số lượng nét, cách móc lên – xuống... để so sánh chứ không đòi hỏi sự giống nhau tuyệt đối.

Ông cũng nói thêm rằng việc này không gây khó khăn gì đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Ông Vũ Đức Chính, Cục trưởng Cục quản lý giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính) cũng có trao đổi với Trí Thức Trẻ xung quanh vấn đề này.

Theo ông Chính, việc quy định chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất đã được nêu rõ trong Luật Kế toán 2003, được kế thừa trong Luật Kế toán 2015. Điều này xuất phát từ thực tiễn, từ việc cần phải đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, tránh rủi ro về việc giả mạo chữ ký trên chứng từ, nhất là đối với các chứng từ kế toán tham gia vào quy trình giao dịch, thanh toán.

Việc đăng ký chữ ký trong một số trường hợp nếu có quy định là đảm tính an toàn cho chính các đơn vị có giao dịch kinh tế. Điều này giúp cho đơn vị có căn cứ kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ kế toán trước khi giao dịch, thanh toán và ghi sổ kế toán, và quan trọng hơn là đảm bảo an toàn tiền và tài sản của chính đơn vị đó.

Ví dụ, tại một số đơn vị có giao dịch thường xuyên với khách hàng (như ngân hàng), khách hàng được yêu cầu phải đăng ký mẫu chữ ký của những người ký trên chứng từ giao dịch. Nếu chữ ký không đúng mẫu đã đăng ký, thì cơ quan này sẽ trả lại chứng từ, khách hàng phải lập lại chứng từ khác, đảm bảo chữ ký thống nhất theo mẫu đã đăng ký với đơn vị này.

Việc so sánh chữ ký khi giao dịch là định tính trên cơ sở nhận xét của giao dịch viên, họ nhận thấy đây có thể không phải chữ ký của người đã đăng ký, nên không thể yên tâm thực hiện giao dịch.

Tuy nhiên đối với chữ ký điện tử, mỗi chữ ký được cấp cho cá nhân, tổ chức một cách duy nhất, nên nếu đã không thống nhất, hoặc không đúng thì là chữ ký sai hoàn toàn, chứ không thể nói là gần giống.

Vì vậy, quy định chữ ký phải thống nhất không ảnh hưởng đến giao dịch có sử dụng chữ ký điện tử, vì nếu không sai thì việc thống nhất là đương nhiên.

Ông Chính khẳng định, không có chuyện bắt buộc một người phải ký các chứng từ với chữ ký 100% giống y nhau. Thực tế, đối với mỗi người chúng ta, tại các thời điểm khác nhau chữ ký có thể không hoàn toàn giống hệt nhau.

"Chính vì vậy, trong Điều 8, Nghị định 41 không sử dụng cụm từ chữ ký ‘không giống nhau’, mà sử dụng cụm từ ‘chữ ký không thống nhất hoặc không đúng ….’", ông nói.

"Không thống nhất" và "không đúng với đăng ký", theo giải thích của ông Chính được hiểu là khi nhìn vào chữ ký người đọc không nhận ra, không thể khẳng định đây là chữ ký đã được đăng ký.

Như vậy, quy định tại Nghị định 41 không nên hiểu cứng nhắc và thực tế không phải là nếu chữ ký trên các chứng từ kế toán không giống y nhau (lúc lên cao, lúc nghiêng, lúc hơi ngắn, có nét hơi nhạt, … ) so với đăng ký sẽ bị xử phạt.

Việc xử phạt vi phạm hành chính, nếu có, được hiểu là đối với việc cố tình thực hiện giao dịch với chứng từ có chữ ký không thống nhất hoặc không đúng với với mẫu đăng ký (nếu có quy định).

Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm sẽ xem xét thực tế của quy trình nghiệp vụ, để quyết định có là vi phạm đến mức cần xử phạt hay không trước khi quyết định lập biên bản vi phạm hành chính. 

Cục trưởng Cục trưởng Cục quản lý giám sát kế toán, kiểm toán cho rằng quy định này sẽ nâng cao trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan, hạn chế sai phạm khi lập chứng từ giao dịch, đảm bảo các hoạt động kinh tế tránh được các rủi ro, sai sót từ khâu lập chứng từ kế toán.

"Việc phạt mà theo mọi người lo ngại là một người cứ ký trên các chứng từ kế toán không giống y nhau là bị phạt thì hoàn toàn không phải", ông Vũ Đức Chính một lần nữa nhấn mạnh.