EVNNPC và bước chuyển mình mạnh mẽ trong không gian số

Nhờ đó, tổng công ty đã tiết kiệm hàng chục tỷ đồng, hàng chục nghìn ngày công mỗi năm, đặc biệt giúp nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Những thành tích ấn tượng của EVNNPC trong hành trình chuyển đổi số đã được công bố tại “Lễ công bố sản phẩm số hóa quy trình tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng” vào ngày 18/11.

Các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác

Bà Đỗ Nguyệt Ánh - Chủ tịch HĐTV EVNNPC cho biết, 2021 là năm khởi đầu thành công chương trình chuyển đổi số của tổng công ty, với việc đưa vào vận hành các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực: tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng; nhờ đó mang lại những lợi ích lớn trong quản trị doanh nghiệp.

Chỉ tính riêng hiệu quả ban đầu của việc số hóa 2 quy trình tài chính - kế toán và kinh doanh - dịch vụ khách hàng, EVNNPC đã tiết kiệm được: khoảng 50.000 ngày công/năm; dự kiến hơn 43 tỷ đồng/năm cho chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm 50 - 80% thời gian thực hiện công việc...

Đặc biệt, hiệu quả quản trị doanh nghiệp được nâng cao. 100% nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục..., đảm bảo  tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý trong từng công đoạn. “Số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền...”, bà Nguyệt Ánh cho hay.

Cụ thể, với quy trình tài chính - kế toán, tổng công ty đã số hóa dữ liệu, chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn nghiệm thu, đóng điện và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Song song đó, EVNNPC chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính, kế toán và ứng dụng CNTT để xây dựng phần mềm, nhằm áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Việc số hóa cũng được triển khai toàn diện, hướng đến khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị, phục vụ công tác điều hành của ban lãnh đạo.

Quy trình tài chính - kế toán của EVNNPC đã được tích hợp tối đa với các phần mềm dùng chung: HRMS, ERP, CMIS, IMIS…; tạo sự thống nhất trong toàn tổng công ty và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ. Với quy trình giải ngân, trước đây, để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến tổng công ty thường mất 10 - 14 ngày. Ngày nay, quy trình đó được rút ngắn xuống 6 - 7 ngày, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa các đơn vị...

Về các quy trình kinh doanh, EVNNPC đã và đang gia tăng nhiều lợi ích cho khách hàng; hướng tới đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Điển hình, quy trình quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, điện mặt trời mái nhà được số hóa thành công với các dữ liệu đo xa được đồng bộ tự động trên toàn hệ thống. Hằng tháng, chương trình tự động sẽ thống kê, phân tích sản lượng điện mua của tất cả nhà máy thủy điện, công trình điện mặt trời để phục vụ quyết toán. Bên cạnh đó, chương trình này còn dự báo điện năng phát điện của 250 nhà máy thủy điện nhỏ, 8066 dự án điện mặt trời mái nhà.

Đồng thời, việc số hóa đã rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3 - 5 ngày. Sau khi chuyển đổi số, thời gian chỉ còn 1 ngày, việc thanh toán có thể diễn ra mọi lúc, mọi nơi.

Hướng đến vận hành trên không gian số từ năm 2023

Bà Đỗ Nguyệt Ánh chia sẻ, để chuyển đổi số thành công, ban lãnh đạo EVNNPC đã xác định: chuyển đổi số ở EVNNPC là đưa tổng công ty trở thành một hệ sinh thái, gồm các phần tử được thể hiện dưới dạng số và giao tiếp với nhau trên môi trường số.

Theo Chủ tịch HĐTV EVNNPC, nhiệm vụ đầu tiên trong chuyển đổi số của EVNNPC là số hóa tất cả phần tử liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Thứ hai là tạo ra một môi trường số cho các phần tử này giao tiếp với nhau. Thứ ba là xây dựng cơ sở hạ tầng về dữ liệu CNTT, đảm bảo toàn bộ những phần tử này được lưu trữ, định dạng và mỗi phân tử là duy nhất, không trùng lặp. Thứ tư là đảm bảo an toàn thông tin cho cả hệ thống. Cuối cùng là đưa quy trình, tất cả những dữ liệu số vào tổ chức vận hành, để cho toàn thể CBCNV EVNNPC có thể vận hành hệ thống này một cách hoàn hảo nhất, xây dựng văn hóa của một doanh nghiệp số.

Trên cơ sở đó, EVNNPC đã đưa ra các phương án, kế hoạch tổ chức và lộ trình rõ ràng, với mục tiêu: đến cuối năm 2022, cơ bản trở thành doanh nghiệp số và từ năm 2023 vận hành trên không gian số.

Tổng công ty cũng xác định, chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là một quá trình liên tục và phát triển theo từng giai đoạn, bằng cách mở rộng phạm vi hoặc nâng cao, cải tiến hơn ở một cấp độ mới. Chuyển đổi số có sự tham gia của toàn bộ CBCNV EVNNPC, khách hàng, đối tác. Do đó, bên cạnh công tác đào tạo, nâng cao năng lực của CBCNV để đáp ứng nhiệm vụ trong môi trường số; tổng công ty còn chú trọng truyền thông tới khách hàng, đối tác về xu hướng chuyển đổi số, bên cạnh đó là xây dựng cũng như lan tỏa văn hóa doanh nghiệp số.

Quốc Tuấn