Ông Hoàng Nam Tiến chia sẻ kinh nghiệm làm việc online của FPT thời dịch: 5 giải pháp đồng bộ, chia tách văn phòng, quan trọng nhất là văn hóa công ty

Trước tình hình dịch Covid-19 kéo dài và có nguy cơ lây nhiễm cao, ngày càng nhiều doanh nghiệp đã tính đến chuyện cho nhân viên làm việc từ xa. Trên mạng xã hội Facebook, một nhóm có tên Vietnam Remote Workforce được khởi xướng bởi doanh nhân Hùng Đinh, với mục đích chia sẻ kinh nghiệm và phương pháp làm việc online hiệu quả, cũng đã thu hút hơn 3.500 thành viên trong thời gian ngắn.

Ông Hoàng Nam Tiến - Chủ tịch FPT Telecom (thuộc FPT Group) cũng đã chia sẻ cách thức mà tập đoàn công nghệ này thực hiện để tối đa hóa hiệu quả khi cho nhân viên làm việc trực tuyến.

5 nhóm giải pháp đồng bộ

Chia sẻ trên VTV, ông Tiến cho biết, để chuyển một doanh nghiệp sang làm việc online, cần thực hiện 5 nhóm giải pháp cùng một lúc.

Thứ nhất, đưa tất cả những hệ thống quản trị doanh nghiệp lên mây, gọi là "on cloud solution". Cụ thể như ERP (hệ thống quản trị doanh nghiệp), CRM (hệ thống quản trị khách hàng, bán hàng), hay quản lý nhà cung cấp,…

Thứ hai, làm sao để bảo mật an toàn cho những hệ thống dữ liệu trên.

(Ảnh cắt từ clip)

Thứ ba, cần xây dựng từ quy trình làm việc, phê duyệt online rồi chữ ký điện tử, ký hợp đồng điện tử,… thì mới có thể tiến hành làm việc trực tuyến một cách trôi chảy.

Tiếp theo, cần có những hệ thống, nền tảng phục vụ việc họp và trao đổi giữa các nhân sự với chất lượng tốt.

Cuối cùng là nền tảng hệ thống. Theo ông Hoàng Nam Tiến, trong hơn 1 tháng vừa qua, mức độ sử dụng các hệ thống online hiện nay đã tăng lên từ 18% - 22% và tiếp tục có xu hướng tăng nhanh trong thời gian tới. Vì vậy, cần có hệ thống đường truyền an toàn, ổn định và tốc độ cao.

Chia tách văn phòng, nhân viên luân phiên làm việc online

Đặt trường hợp toàn bộ doanh nghiệp cùng làm việc tại một tòa nhà, chỉ cần một người nhiễm bệnh thì cả tòa sẽ bị phong tỏa, các hoạt động sẽ bị tê liệt ngay lập tức. Vì vậy, theo ông Tiến, cần thiết phải tách nhân sự ra, làm việc tại 2 địa điểm khác nhau.

Chia sẻ kinh nghiệm tại FPT, ông cho biết: "Rất nhiều bộ phận quan trọng của công ty, chúng tôi yêu cầu ngay lập tức chia tách văn phòng và cho 25% nhân viên làm việc tại nhà trong 2 tuần, luân phiên nhau. Và cần có những công cụ, hệ thống trên mới có thể làm được.

FPT có ứng dụng nội bộ riêng, khi mới triển khai, công ty thậm chí còn có thưởng để khuyến khích nhân viên check-in trực tuyến. Lãnh đạo cũng có quyền yêu cầu nhân viên online bất cứ lúc nào để trao đổi công việc. Khi một nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ hay deadline, ngay lập tức, thông tin sẽ được gửi đến người cấp cao hơn."

Có như vậy mới tránh được tình trạng làm việc online mà vẫn phải nhấc điện thoại lên và gọi: "Anh ơi, em gửi anh rồi, anh phê duyệt đi!"

Chủ tịch FPT Telecom lấy ví dụ, ngay trong Hà Nội, công ty có một văn phòng ở Duy Tân (Cầu Giấy), một ở Hoàn Kiếm. Làm việc online đã tiết kiệm ít nhất 1,5 – 2h thời gian đi lại, giảm tắc đường.

Hay như việc trình ký, bình thường có thể mất đến 1 ngày. Nhưng với quy trình online, sau khi kế toán trưởng phê duyệt, Tổng giám đốc cũng nhận được yêu cầu ngay lập tức. Dù họ không ở văn phòng cũng có thể thực hiện được. Nhờ đó, tốc độ và năng suất làm việc tăng lên.

Tuy nhiên, trước tất cả những giải pháp công nghệ trên thì giải pháp "số 0", theo ông Hoàng Nam Tiến chính là cần thay đổi văn hóa làm việc.

"Chúng ta đã quen với việc cứ phải gặp nhau báo cáo, họp cứ phải ngồi bàn tán với nhau. Nhưng họp online thì khác, không thể tranh nhau nói được. Chúng ta ngại ngùng khi chỉ chia sẻ qua video mà cứ cần phải có rượu. Nhưng từ khi thực hiện, chúng tôi nhận ra có nhiều việc có thể làm trực tuyến mà lại hiệu quả hơn rất nhiều."

Trước đó, ông Hoàng Nam Tiến cũng chia sẻ trên trang cá nhân về câu chuyện vượt khó của doanh nghiệp dựa trên phương pháp luận BCP (business continuity planning), và vạch ra 5 việc một doanh nghiệp nên thực hiện gồm:

1. Ban lãnh đạo công ty cần ngồi ở những toà nhà khác nhau, nếu không có điều kiện thì một lãnh đạo về nhà làm việc. Công ty sẽ tê liệt ngay tức khắc nếu toà nhà văn phòng cần cách ly, hay các F1 phải đi cách li tập trung.

Đeo khẩu trang, rửa tay là cần, nhưng không cứu được doanh nghiệp đóng cửa khi khu văn phòng dính dịch.

2. Cho 25% nhân viên của từng bộ phận làm việc ở nhà trong 14 ngày và thay phiên sau mỗi 14 ngày. Nếu có điều kiện thì tách mỗi bộ phận 50:50 ra 2 văn phòng khác nhau.

3. Ký sẵn uỷ quyền 3 bậc, chuẩn bị sẵn việc lưu quyền truy nhập hệ thống, khoá các kho... để đề phòng người có trách nhiệm đột ngột dương tính hoặc bị cách ly.

4. Huỷ tất cả các cuộc họp có trên 6 người.

Triển khai họp bằng video call với các ứng dụng free mà rất tốt đang có sẵn, mua ngay 1-2 ứng dụng có phí để họp với khách hàng để đảm bảo chất lượng cuộc họp.

5. Lên kế hoạch cắt giảm 30% chi phí, sẵn sàng kế hoạch giảm người làm, giảm lương.