Triết lý sản xuất tinh gọn, vừa-đúng-lúc của Toyota: Như “vắt nước từ chiếc khăn khô”, giúp giảm 50% sai sót, 20% thời gian xây dựng, Boeing và Caterpillar cũng phải học theo

Nếu nói về điện thoại, ta thường nghĩ ngay tới iPhone hay Samsung thì với xe hơi, Toyota hẳn sẽ là cái tên được nhiều người nhắc đến trước nhất.

Được thành lập năm 1937 tại Nhật Bản, Tập đoàn Toyota là hãng ô tô đa quốc gia hàng đầu thế giới với độ nhận diện thương hiệu cao. Năm 2017, Toyota trở thành nhà sản xuất xe hơi lớn nhất, cung cấp việc làm cho 364.445 nhân viên và cũng là công ty lớn thứ sáu thế giới tính theo doanh thu.

Thành công và sự vượt trội này được tạo nên bởi nhiều yếu tố, trong đó không thể không nhắc tới việc đi đầu trong ứng dụng các mô hình sản xuất hiệu quả, giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận.

Toyota Production Systems (TPS) hay Lean Manufactoring (Sản xuất tinh gọn) chính là một trong những "Phương thức Toyota" (The Toyota Way) đã làm nên khác biệt cho hãng sản xuất hàng đầu thế giới này và trở thành mô hình được áp dụng ở nhiều lĩnh vực.

Triết lý TPS

Thuật ngữ Lean lần đầu được đưa ra bởi John Krafcik, từng là một kỹ sư chất lượng trong liên doanh Toyota-GM NUMMI, vào năm 1988 trong bài nghiên cứu có tên "Chiến thắng của hệ thống sản xuất tinh gọn".

Tuy nhiên, triết lý quản lý tinh gọn này có nguồn gốc từ hệ thống "just-in-time production" (sản xuất vừa-đúng-lúc), được xây dựng từ những năm 1948 đến 1975 bởi người sáng lập của Toyota, Sakichi Toyoda, con trai của ông Kiichiro Toyoda cùng kỹ sư Taiichi Ohno. Sau nhiều cải tiến đã phát triển thành TPS.

Mục tiêu chính của TPS là đảm bảo rằng quy trình sản xuất linh hoạt mà không bị căng thẳng hoặc "muri" (quá tải), điều sẽ tạo ra "Muda" (lãng phí). Có tám loại lãng phí được đề cập trong TPS, bao gồm: lãng phí do sản xuất dư thừa, do thời gian chờ đợi, do tồn kho, vận chuyển, quy trình, vận hành và nguồn nhân lực.

TPS được tạo nên bởi hai trụ cột: jidoka và just-in-time.

Jidoka, thuật ngữ tiếng Nhật, được hiểu là "tự động hóa trong sự liên lạc với con người", một phương pháp để nhanh chóng xác định và sửa chữa bất kỳ vấn đề nào có thể dẫn đến sản xuất lỗi.

Just-in-time (vừa-đúng-lúc) có nghĩa là "chỉ làm những gì cần thiết, khi cần thiết, với số lượng cần thiết". Điều này đồng nghĩa với không có lãng phí, hạn chế việc gây ra những phí phạm như sản xuất quá mức cần thiết hoặc sản xuất sớm hơn lúc cần thiết.

Ám ảnh về sự lãng phí

Trong dây chuyền sản xuất ô tô của Toyota, để thực hiện các đơn hàng càng nhanh càng tốt, cần tuân thủ những điều sau:

- Khi một đơn đặt hàng xe được nhận, hướng dẫn sản xuất phải được ban hành cho đầu dây chuyền sản xuất càng sớm càng tốt.

- Dây chuyền lắp ráp phải được dự trữ với số lượng cần thiết đối với tất cả các bộ phận cần thiết để có thể lắp ráp bất kỳ loại xe nào.

- Dây chuyền lắp ráp phải lấy các bộ phận được sử dụng với cùng số lượng bộ phận từ quy trình trước đó.

- Quy trình trước phải được dự trữ với số ít các bộ phận và chỉ tạo ra số lượng mà sẽ được người vận hành lấy cho quy trình tiếp theo.

Các nguyên tắc về Kaizen, giải quyết nguyên nhân gốc rễ (5-why’s), quy trình kiểm soát chất lượng,… cũng được áp dụng để dừng hoạt động khi dây chuyền có lỗi, tìm nguyên nhân và tránh ảnh ưởng đến dây chuyền sau cũng như toàn bộ hệ thống.

Luôn ám ảnh về sự lãng phí, hệ thống TPS của Toyota được so sánh như việc "vắt nước từ một chiếc khăn khô", đã loại bỏ triệt để những lãng phí làm gia tăng chi phí mà không đem lại bất kỳ giá trị gia tăng nào. Giống như việc các kệ hàng tại siêu thị được lấp đầy với đúng số lượng khách đã lấy, Toyota luôn cố gắng đảm bảo mức hàng tồn kho tối thiểu, đủ để thay thế số lượng bị rút đi.

Nếu dây chuyền của công ty có thể lắp ráp bộ phận nào đó trong 10 phút, họ sẽ tìm cách để giảm thời gian xuống còn 5 phút, rồi 2 phút và cứ như vậy. Điều này đã giúp Toyota tạo ra những chiếc xe hơi chất lượng cao với chi phí thấp và tốc độ nhanh nhất.

TPS có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực

Sự vươn lên không ngừng của hãng sản xuất ô tô Nhật Bản đã gây được sự chú ý trên thế giới. Toyota cũng không ngại chia sẻ TPS với các nhà cung cấp phụ tùng từ những năm 1990.

Từ hãng sản xuất máy bay phản lực Boeing đến nhà sản xuất máy kéo Caterpillar đều liên tục xây dựng nhà máy của họ và tái thiết kế các quy trình mô phỏng theo Toyota. Cả hai công ty đều chứng kiến sự tăng trưởng lợi nhuận sau đó, ngay cả trong thời kỳ suy thoái.

Toyota thậm chí đã "tặng" hệ thống của mình cho các tổ chức từ thiện, biến nó thành một dịch vụ công cộng. Ngày 29 tháng 6 năm 2011, Toyota công bố chương trình quốc gia quyên tặng chuyên môn TPS của mình cho các tổ chức phi lợi nhuận với mục tiêu cải thiện hoạt động, mở rộng phạm vi và tăng sức ảnh hưởng.

Công ty đã hỗ trợ Ngân hàng Thực phẩm cho Thành phố New York, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi tại bếp nấu súp, thời gian đóng gói tại trung tâm phân phối thực phẩm và thời gian chờ đợi trong phòng đựng thức ăn.

Đến tháng 9, chưa đầy ba tháng sau, SBP, một tổ chức cứu trợ thảm họa có trụ sở ở New Orleans, đã báo cáo rằng việc xây dựng lại nhà của họ đã giảm từ 12 đến 18 tuần, xuống còn 6 tuần, đồng thời giảm một nửa lỗi xây dựng.

Trong khi đó, khi Bệnh viện Do Thái Barnes bắt đầu áp dụng quy trình TPS, bệnh nhân đột quỵ bắt đầu được điều trị cấp cứu nhanh hơn 20 phút, đồng thời loại bỏ các thủ tục không cần thiết.

Nhiều người không khỏi thắc mắc vì sao Toyota lại sẵn lòng chia sẻ bí quyết thành công. Tuy nhiên, công ty biết rằng hệ thống này không hề dễ sao chép và luôn cải tiến liên tục, ngay cả với dây chuyền sản xuất của chính mình.