Trên 5.000 nhân viên, một công ty có thể mất 100 triệu USD/năm vì lý do khó tin: Những cuộc họp 'sai người'

Một cuộc khảo sát mới được thực hiện cho thấy người lao động nghĩ rằng họ không cần phải có mặt trong số 1/3 những cuộc họp họ đã tham gia, dẫn tới sự lãng phí lên tới 100 triệu USD cho các công ty lớn.

Bloomberg cho biết, cuộc khảo sát được thực hiện mùa hè năm nay bởi Steven Rogelberg, giáo sư khoa học tổ chức, tâm lý và quản lý tại Đại học Bắc Carolina. Kết quả được rút ra sau khi khảo sát 632 người làm trong 20 ngành khách nhau. Nhóm nghiên cứu đã đánh giá lịch làm việc hàng tuần của những người này và tính toán thời gian họ phải dành cho các cuộc họp.

Theo đó, các nhân viên trung bình dành ra 18 giờ/tuần cho các cuộc họp và họ chỉ có thể từ chối không tham dự 14% trong số đó dù thực tế, họ mong muốn từ chối tới 31%. Việc góp mặt trong các cuộc họp không thực sự phù hợp tạo ra khoản lãng phí lên tới 25.000 USD cho mỗi nhân viên/năm. Con số này có thể lên tới 101 triệu USD/năm cho bất cứ tổ chức lớn nào có từ 5.000 nhân viên trở lên. (Số tiền được tính dựa vào lương theo giờ của người lao động)

Giáo sư Rogelberg, người có 20 năm nghiên cứu các cuộc họp, cho biết: "Họp hành là quan trọng trong việc vận hành nhưng các cuộc họp không phù hợp cái giá rất lớn. Chúng tôi đặt câu hỏi cho người lao động rằng tại sao họ vẫn đồng ý đi họp khi mình không muốn tham gia và đã nhận được câu trả lời".

Nhiều người nói rằng đi họp là quy định ở nơi làm việc. Không ai muốn mất lòng người tổ chức cuộc họp khi từ chối tham gia hoặc để đồng nghiệp nghĩ họ không muốn tham gia. Khảo sát cũng cho thấy phụ nữ lo ngại nhiều hơn nam giới trong việc từ chối các cuộc họp.

Betsy Peters, phó chủ tịch phụ trách chiến lược sản phẩm và tiếp thị tại Riva, một công ty cung cấp phần mềm dữ liệu doanh thu cho lĩnh vực dịch vụ tài chính có trụ sở tại Edmonton, Alberta, cho biết: "Cá nhân tôi, có những ngày, những tuần tôi liên tục phải họp, nhất là khi đại dịch tạo ra những thách thức to lớn".

Nhận thấy việc họp liên tục, đặc biệt là họp từ xa, ngốn quá nhiều thời gian, Peters đã mời Giáo sư Rogelberg tới trò chuyện với lãnh đạo và nhân viên công ty. Kể từ đó, họ đã lựa chọn đối tượng mời họp phù hợp hơn cũng như rút gọn thời gian để mọi người có thể tập trung vào vấn đề.

Tuy nhiên, không nhiều công ty thực sự biết vấn đề của các cuộc họp hoặc muốn tạo ra sự đột phá với chúng. Nghiên cứu của Giáo sư Rogelberg chỉ ra rằng các cuộc họp không đúng người, đúng việc có thể tác động không tốt tới tâm lý người lao động, thậm chí còn khiến họ nghĩ tới bỏ việc. Tình trạng làm việc từ xa khiến điều này càng tồi tệ hơn.

Dữ liệu từ Microsoft Corp. cho thấy thời gian người lao động phải dành cho các cuộc họp đã tăng gấp 3 kể từ tháng 2/2020 và số lượng các cuộc họp hàng tuần tăng gấp đôi. Các cuộc họp trực tuyến cũng tỏ ra kém hiệu quả hơn so với các cuộc họp trực tiếp nhưng thời gian đôi khi lại kéo dài hơn.

Giáo sư Rogelberg cũng nhấn mạnh các nhà quản lý, những người thường dành thời gian nhiều hơn cho các cuộc họp so với nhân viên bình thường, cần phải thận trọng hơn trước những lời mời "không cần thiết" cũng như thẳng thắn hơn với người khác để họ có thể từ chối các cuộc họp do mình tổ chức.

Tham khảo: Bloomberg