Công nghệ “len lỏi” trong quản lý, vận hành tòa nhà, ai hưởng lợi?

Cuộc đua công nghệ trong quản lý, vận hành tòa nhà

Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý bất động sản đang là xu hướng tất yếu và mang tính chiến lược hiện nay. Trong đó, ngoài các ứng dụng để quản lý môi giới, bán hàng... thì công nghệ trong quản lý, vận hành tòa nhà đang được thị trường BĐS quan tâm. Một số nền tảng công nghệ ra đời gần đây mang tính đột phá giúp kết nối giữa ban quản lý, chủ đầu tư và cư dân trong quá trình quản lý và vận hành dự án BĐS nhận được sự chú ý.

Rõ ràng, sự nở rộ của các dự án tòa nhà cao ốc văn phòng, tòa nhà chung cư, khu đô thị, nghỉ dưỡng… trong vòng 5 năm trở lại đây chính là đòn bẩy thôi thúc các công ty cung ứng dịch vụ xem xét tới việc tích hợp công nghệ 4.0 vào quản lý tòa nhà. Đây được xem là yếu tố sống còn, tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt so với đối thủ, gia tăng hiệu quả trong công tác quản lý. Một doanh nghiệp cùng lúc có thể cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà, đảm bảo quy trình diễn ra tự động, trơn tru và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Cuộc đua công nghệ này càng trở nên khốc liệt hơn khi có sự tham gia không chỉ doanh nghiệp quốc tế, mà loạt doanh nghiệp trong nước cũng đang mở rộng thị phần, đưa công nghệ trở thành chiến lược phát triển dài hơi của doanh nghiệp mình.

Chẳng hạn như mới đây, Houze Building là sản phẩm công nghệ số quản lý vận hành chung cư do Houze Commerce kinh doanh (Houze Commerce là công ty thành viên của Hệ sinh thái Houze) ra đời gây được sự chú ý. Nền tảng công nghệ này sẽ giúp cho Chủ đầu tư, các doanh nghiệp quản lý tòa nhà nâng cao hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ quản lý và vận hành, qua đó góp phần nâng cao giá trị cho dự án bất động sản. Houze Building được hoạt động như một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp Ban quản lý các chung cư tiết kiệm được nguồn lực và chi phí vận hành, mang lại chất lượng dịch vụ và môi trường sống chất lượng hơn cho cư dân. Song song đó, cư dân của chung cư được trải nghiệm các tính năng, tiện ích từ ứng dụng trên điện thoại như: nhận thông báo, đăng ký các tiện ích như hồ bơi, làm thẻ xe online, gửi phản ánh sự cố bằng hình ảnh trực tiếp, theo dõi thống kê giao dịch hàng tháng và thanh toán hóa đơn dịch vụ. Đặc biệt, một điểm vượt trội của Houze Building nữa là tính năng kết nối các dịch vụ, tiện ích xung quanh chung cư với cộng đồng cư dân như ăn uống, làm đẹp, sức khỏe... Trong mùa dịch vừa qua, Houze Building đã phối hợp cùng các Ban quản lý triển khai chương trình mua chung thực phẩm cho cộng đồng cư dân và nhận hàng ngay tại nơi ở, bảo đảm bữa ăn và an toàn trong mùa dịch.

Được biết, nền tảng Houze Building gồm 3 ứng dụng với các tính năng như: Ứng dụng dành cho cư dân trên SmartPhone (Houze); Ứng dụng dành cho nhân viên Ban Quản Lý chung cư như kỹ thuật, bảo vệ, cảnh quang, làm sạch (Houze Staff) và Website quản trị dành cho bộ quận quản lý điều phối của Ban Quản Lý (Kế toán, Giám sát dịch vụ, Kỹ sư trưởng, Trưởng ban quản lý...). Hiện nền tảng số này đã triển khai ở hơn 20 dự án chung cư, gần 10.000 căn hộ và hơn 13.000 cư dân sử dụng.

Hay, phần mềm quản lý tòa nhà Luci Building - ứng dụng quản lý khu đô thị thông minh ra đời trước đó cũng tạo được sự chú ý. Theo đó, hệ thống của nền tảng này bao gồm web vận hành dành cho chủ đầu tư, bản quản lý tòa nhà, khu đô thị. App cài đặt trên điện thoại dành cho cư dân theo dõi tin tức thông báo của tòa nhà, tương tác phản ánh tới ban quản lý, đặt dịch vụ tiện ích và thanh toán phí dịch vụ…đồng thời ban quản lý có thể theo dõi thu chi, thống kê báo cáo tài chính và tương tác trao đổi với cư dân…

Trước đó, Savills Việt Nam cũng đã công bố áp dụng giải pháp phần mềm SPMS trong việc vận hành, quản lý tòa nhà. Hệ thống SPMS chạy trên nền tảng công nghệ mới, giúp kết nối giữa ban quản lý, chủ đầu tư và cư dân trong quá trình quản lý và vận hành dự án bất động sản. Theo Savills, SPMS sẽ hạn chế các phương thức truyền thống, mang tới cho người sử dụng sự phản hồi ngay lập tức đối với những yêu cầu cá nhân qua một hệ thống tự động. Đây là một kênh liên lạc rõ ràng giữa cư dân và ban quản lý tòa nhà, có các tính năng cho phép người dùng thanh toán hóa đơn và sử dụng những dịch vụ tiện ích trong tòa nhà chỉ với một vài bước đơn giản.

Hiện tại, SPMS đã được tích hợp vào một số dự án thuộc quản lý của Savills tại Tp.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Ứng dụng sẽ được cập nhật thường xuyên với nhiều tính năng mới nhằm đưa quy trình vận hành trở nên thuận tiện và suôn sẻ hơn.

Ai là người được hưởng lợi?

Một số doanh nghiệp tham vọng, không chỉ dừng lại ở việc quản lý và vận hành tòa nhà, mà còn muốn phát triển các ứng dụng, giải pháp công nghệ sâu rộng vào đời sống thực tế, đặc biệt "chuyển đổi số" toàn diện trong lĩnh vực bất động sản. Từ đó xây dựng sự phát triển bền vững và đem đến lợi ích tối ưu cho các bên tham gia.

Thực tế cho thấy, công nghệ đang "len lỏi" và ảnh hưởng sâu rộng đến mọi hoạt động kinh tế - xã hội, trong đó có thị trường BĐS. Với BĐS, có thể thấy rõ lợi ích của công nghệ mang đến không chỉ với chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà mà còn với cộng đồng cư dân.

Với nền tảng công nghệ chuyên về quản lý, vận hành các tòa nhà sẽ giúp chủ đầu tư đồng loạt gửi thông báo tức thời mọi thông tin về dự án bất động sản tới khách hàng. Chẳng hạn, thông tin tổng quan, mặt bằng, cơ sở pháp lý, tiện ích của dự án; Thông tin thanh toán, thời điểm thanh toán và hỗ trợ thanh toán; Thông tin thiết kế ngoại thất. Nhờ được cập nhật liên tục những thông tin mới nhất của chủ đầu tư, cư dân sẽ đặt sự tin tưởng, tín nhiệm đối với chủ đầu tư đó. Từ đó, mang lại hiệu quả kinh doanh cho dự án bất động sản cũng như uy tín của chủ đầu tư trên thị trường, đồng thời gia tăng giá trị cho BĐS đó.

Với ban quản lý tòa nhà, công nghệ sẽ giúp kéo gần khoảng cách giữa Ban quản lý và cư dân. Nhờ ứng dụng thông minh giúp cư dân dễ dàng tương tác với ban quản lý qua điện thoại mọi lúc, mọi nơi. Ban quản lý cũng tiếp nhận nhanh nhất yêu cầu, phản ánh từ cư dân và quản lý, phân loại, đánh giá hiệu quả linh hoạt.

Tiếp nhận và chủ động trao đổi (chat) hẹn lịch sửa chữa với cư dân; Xử lý các yêu cầu từ cư dân phản ánh; Xử lý các công việc được nhắc tự động (bảo trì hồ bơi, bảo trì thang máy ...) chụp ảnh nghiệm thu giúp tiết kiệm thời gian báo cáo… là những tiện ích dễ thấy nhất trong các app công nghệ.

Với cư dân, thuận tiện, dễ dàng, tiết kiệm và minh bạch là những yếu tố mà cư dân được hưởng lợi khi sử dụng công nghệ. Hiện, một số đơn vị tách bạch riêng app dành cho cư dân trong hệ thống app quản lý, vận hành tòa nhà để tiện quản lý nhất. Theo đó, khi sử dụng công nghệ cư dân dễ dàng nhận thông báo tức thời từ Ban Quản Lý, nắm bắt và nhận đầy đủ các thông tin thông báo về chung cư nơi mình sinh sống, không mất thời gian để đọc thông báo dán thang máy hoặc dán bảng tin. (ví dụ, thời gian bảo trì thang máy, lịch mất điện, thông tin về Covid 19...), đồng thời, giúp cư dân quản lý được tất cả các hóa đơn phí chung cư (phí quản lý, phí nước, phí gửi xe ...) một cách chi tiết, kiểm tra trạng thái thanh toán của các hóa đơn, thanh toán online… hay, cư dân đăng ký thẻ xe mới, đặt chỗ sử dụng các tiện ích chung cư như BBQ, hồ Bơi, phòng Gym... thay thế các thủ tục giấy tờ tại chung cư. Ngoài ra, cư dân tra cứu các thông tin tòa nhà trong sổ tay cư dân trên app; gửi phản ánh sự cố bằng hình ảnh trực tiếp đến BQL, đánh giá chất lượng dịch vụ nhân viên xử lý…

Như vậy, theo các chuyên gia trong ngành, ứng dụng thông minh đưa vào lĩnh vực bất động sản sẽ là một liệu pháp quan trọng kích thích thị trường phát triển bền vững và là một xu thế tất yếu.

Hiện nhiều doanh nghiệp BĐS đã đầu tư "mạnh tay" cho nền tảng công nghệ trong quản lý, vận hành tòa nhà, khu đô thị, bởi thông qua ứng dụng sẽ giúp công tác quản lý của doanh nghiệp được minh bạch hóa, chính xác tuyệt đối trong số liệu và gia tăng tính chuyên nghiệp trong từng bộ phận. Một số doanh nghiệp BĐS từng chia sẻ, dù kinh phí và công sức đầu tư ban đầu khá lớn, nhưng hiệu quả mang lại cũng rất lớn và lâu dài cho doanh nghiệp. Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp được nâng lên, hạn chế những mâu thuẫn, tranh chấp.