Hướng dẫn kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính hướng dẫn việc tổ chức ghi chép sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Thông tư quy định, người đại diện hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc ghi sổ kế toán, hoặc sắp xếp người làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định pháp luật. 

Trường hợp bố trí nhân sự, người đại diện được phép giao công việc kế toán cho các thành viên trong gia đình như cha mẹ (ruột hoặc nuôi), vợ hoặc chồng, con (ruột hoặc nuôi), anh chị em ruột. 

Ngoài ra, các vị trí như người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người thường xuyên thực hiện việc mua bán tài sản cũng có thể được phân công kiêm nhiệm công tác kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh.

Sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán,...) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh tối thiểu là 05 năm, đối với thời hạn lưu trữ hóa đơn thì thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Ngoài các sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này, hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có thể bổ sung thêm các sổ kế toán hoặc sửa đổi lại biểu mẫu các sổ kế toán cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị. Sổ kế toán được mở thêm hoặc sửa đổi lại biểu mẫu vẫn phải ghi rõ tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh.

Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử mà được hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các loại thuế khác phải nộp (nếu có) và thông báo cho người nộp thuế thì hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh sử dụng các mẫu sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này để theo dõi, đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế.

Các trường hợp cụ thể:

Thông tư hướng dẫn quy định về kế toán tại hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân; kế toán tại hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, phải nộp thuế thu nhập cá nhân; kế toán tại hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác. Trong đó:

Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thì sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1a-HKD) sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, cụ thể:

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ kê khai, xác định hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không. Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế thì hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có thể dùng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Phương pháp ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi diễn giải doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.

- Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu

Chứng từ kế toán sử dụng là Hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ để xác định và kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế.

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD)

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo mẫu sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ:

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì sổ này có thể mở cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT, thuế TNCN thì hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế.

Phương pháp ghi sổ

- Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.

- Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN.

- Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ có thể theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trên cơ sở doanh thu được xác định, hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc cùng mức thuế suất. Dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp.

Trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế

Hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ của người bán hàng không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ kế toán khác làm căn cứ để xác định doanh thu, thu nhập tính thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các sổ kế toán theo danh mục sau đây: