Thị trường văn phòng sẽ thay đổi thể nào khi doanh nghiệp kích hoạt chế độ làm việc tại nhà?

Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy một cuộc thử nghiệm làm việc tại nhà có quy mô toàn thế giới, củng cố cho quan điểm rằng nhiều công việc văn phòng có thể được thực hiện tại sân vườn, phòng khách và thậm chí là bàn ăn trong nhà bếp. Về mặt lợi ích chúng ta thấy người lao động linh hoạt thời gian và chủ động nhiều hơn trong công việc.

Tuy nhiên, theo bà Trang, hơn một năm trải qua đại dịch đã xuất hiện nhiều sự "mệt mỏi" của nhân viên khi làm việc tại nhà, phần lớn người lao động muốn làm việc tại văn phòng.

Trong cuộc khảo sát của JLL với 3.300 nhân viên được thực hiện vào tháng 3 năm 2021, ghi nhận người lao động sẵn sàng làm việc tại nhà 1,5 ngày một tuần, giảm so với 2 ngày một tuần trong một cuộc khảo sát tương tự được thực hiện vào tháng 4 năm ngoái. 37% người cho rằng làm việc ở nhà hiệu quả nhưng vẫn phải đến văn phòng vào một số thời điểm. Một phần ba người khẳng định họ không muốn làm việc tại nhà, và bộ phận này đang càng ngày tăng lên.

Sự bùng phát Covid-19 mới tại Việt Nam vào tháng 4 vừa qua đã khiến các doanh nghiệp cũng phải mau chóng chuyển sang "chế độ" làm việc tại nhà, nhằm hỗ trợ chính sách giãn cách xã hội của chính phủ.

"Khi ngồi tại nhà nhiều ngày, người lao động cảm thấy bế tắc trong một ‘ngày dài vô tận’ và họ đang đánh mất khái niệm về thời gian. Nhân viên đang mong muốn có các mô hình làm việc cân bằng hơn", bà Trang Bùi cho biết.

Dưới những áp lực trên, các công ty đã phải tính toán các cấu trúc phù hợp để đáp ứng những gì cả nhân viên và doanh nghiệp yêu cầu.

Các cách tiếp cận rất khác nhau. Tập đoàn Ford Motor gần đây cho biết công ty sẽ áp dụng mô hình văn phòng "truyền thống kết hợp linh hoạt" vào tháng 7, cho phép nhân viên làm việc tại nhà và được đến văn phòng cho các dự án hợp tác. Mặt khác, Bloomberg đã thông báo tất cả nhân viên có thể quay lại văn phòng sau khi được tiêm chủng đầy đủ vắc-xin.

Tại Việt Nam, tập đoàn JLL cũng đã áp dụng mô hình làm việc linh hoạt kể từ đầu tháng 4, cho phép tất cả nhân viên hoàn thành công việc tại nhà, và có thể đến văn phòng cho các công việc cần thiết như truyền tải dữ liệu, văn thư và kí kết giấy tờ.

Tuy nhiên, theo bà Trang Bùi, không phải ai cũng có không gian đủ tốt để làm việc tại nhà. Với quỹ đất chật hẹp khiến diện tích nhà ở ngày càng nhỏ lại, đa số nhà ở tại các đô thị ở Việt Nam không có phòng làm việc riêng. Những ảnh hưởng của tiếng ồn, thiếu ánh sáng, kích thước bàn và ghế không đủ chuẩn để ngồi trong thời gian dài, các vấn đề về kết nối internet, điện thoại hoặc máy in là những lí do để khẳng định rằng văn phòng vẫn sẽ là một phần quan trọng trong công việc.

Báo cáo của JLL ghi nhận một số tập đoàn còn hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp bữa trưa, cung cấp đồ đạc và thiết bị văn phòng tận nhà. Google, Twitter và Shopify thậm chí còn chi khoản trợ cấp lên đến 1.000USD cho nhân viên để mua bàn ghế hoặc đồ dùng cần thiết để làm việc tại nhà, nhiều công ty cũng đang áp dụng hình thức này.

Bên cạnh đó, nhiều tập đoàn đã tiến hành đầu tư vào các nền tảng công nghệ cho nhân viên nhiều hơn bao giờ hết để tiếp tục sự tương tác và kết nối thông qua video và tin nhắn như Microsoft Teams, Skype for Business hoặc Zoom. Bên cạnh đó là các nền tảng lưu trữ, hỗ trợ nhân viên truy cập vào dữ liệu công ty từ xa mà vẫn đảm bảo không có các rủi ro bảo mật.

Với cách làm việc mới, các công ty đang tìm kiếm công thức nhằm đo lường và cải thiện năng suất làm việc tại bất cứ nơi đâu.

"Những chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên, chương trình khảo sát về sức khỏe và tinh thần của họ bằng trực tuyến được diễn ra liên tục.Chưa bao giờ như chúng tôi nhận thấy các chương trình sức khỏe cho nhân viên được doanh nghiệp chú trọng phát triển như hiện nay ở khắp nơi trên thế giới," bà Trang chia sẻ.

Nhiều công ty phải tạm ngừng các kế hoạch mở rộng hoặc di dời do tình hình dịch bệnh bất ổn. Mặt khác, các công ty công nghệ và bảo hiểm vẫn mở rộng quy mô kinh doanh khi nhu cầu về thương mại trực tuyến và giao hàng tăng đáng kể. Theo đại diện JLL, trong thời điểm này, các doanh nghiệp cần tập trung xem xét thiết kế lại không gian văn phòng hiện tại và tương lai nhằm đáp ứng cho các yêu cầu của mô hình làm việc mới.

Trong khi thị trường đang trong giai đoạn phục hồi, gần 150.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê mới sẽ ra mắt trong năm 2021 tại Tp.HCM và Hà Nội. JLL kỳ vọng chủ nhà sẽ có những thiết kết không gian tối ưu bao gồm các hệ thống thông minh, cảm biến không chạm tay, cảm nhiệt, hệ thống lọc không khí và khử khuẩn nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể thiết lập văn phòng ‘an toàn’ để nhân viên quay trở lại trong tương lai gần.

"Tạo ra môi trường tốt để người lao động có thể phát huy hết khả năng, cho dù đó là ở nhà hay tại văn phòng đều sẽ mang lại lợi nhuận cao cho các công ty. Điều này cũng là một phần quan trọng trong việc hỗ trợ sức khỏe và hạnh phúc đang được ưu tiên hàng đầu của các công ty. Làm cho mọi người cảm thấy rằng họ được an toàn và thoải mái làm việc ở bất cứ nơi đâu là điều mà mọi doanh nghiệp phải làm ngay bây giờ", chuyên gia JLL nhấn mạnh.