Đại dịch Covid-19: Văn phòng ảo lên ngôi

Những khái niệm về văn phòng linh động, văn phòng chia sẻ (co-working), hay văn phòng ảo, cần được hiểu đúng ra sao và sự linh hoạt mà thị trường văn phòng đang hướng đến là gì?

VĂN PHÒNG CHIA SẺ PHÙ HỢP CHO START-UP

Savills dự báo đến năm 2024, thế hệ millennials (những người sinh trong giai đoạn 1981 - 1996) sẽ chiếm 75% lực lượng lao động, và các lựa chọn làm việc từ nhà, cách thiết kế văn phòng, các tiện ích bổ sung dành cho văn phòng đang là các khái niệm thu hút.

Báo cáo Tổng quan thị trường bất động sản quý 1/2021 cho thấy lĩnh vực văn phòng Hà Nội có những hoạt động tích cực, nguồn cung văn phòng trong quý I/2021 trên 2 triệu m2, tăng 3% theo quý và 10% theo năm với công suất cho thuê giữ ổn định tại mức 89%.

Đáng chú ý, lĩnh vực này cũng ghi nhận những thay đổi để bắt kịp với xu hướng sử dụng văn phòng trên thế giới, trong đó bao gồm nguồn cầu thay đổi đối với văn phòng linh hoạt, văn phòng chia sẻ (co-working) và văn phòng ảo.

Các chuyên gia nhận định, co-working và văn phòng truyền thống không quá cạnh tranh trực tiếp với nhau. Đối tượng sử dụng chính của co-working thường là những công ty khởi nghiệp (start-ups), công ty mới được thành lập và các lao động tự do.

Khác với những thiết kế văn phòng truyền thống cùng khu vực chỗ ngồi cố định và khu vực làm việc chung bị giới hạn, nhiều công ty hiện đã yêu cầu sự linh hoạt trong thiết kế văn phòng để tạo ra cơ hội hợp tác và giao lưu giữa các nhân sự hay phòng ban.

Khách thuê doanh nghiệp mong muốn được làm việc trong một môi trường tiện nghi, cung cấp đầy đủ các tiện ích thiết yếu với các yếu tố cơ bản nhất được tích hợp tại cùng một không gian.

Một điểm đáng lưu ý khác của thị trường văn phòng trong và sau đại dịch Covid-19 là sự quan tâm đối với của văn phòng chia sẻ (co-working).

Bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Bộ phận Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội, cho biết co-working là xu hướng phù hợp với các bạn trẻ thích làm việc ở ngoài, tại những nơi mà môi trường làm việc linh động hơn.

Lý do mô hình này thu hút là bởi co-working cho phép họ lựa chọn làm việc độc lập trong không gian riêng hoặc trò chuyện, trao đổi và chia sẻ ý tưởng với những người đồng quan điểm.

Tuy nhiên, co-working cũng tồn tại những điểm hạn chế nhất định so với mô hình văn phòng truyền thống.

VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP LỚN

Phân khúc co-working đặc biệt phù hợp với các công ty start-up hoặc các cá nhân làm việc tự do. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có trên 30 nhân sự sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, thay vì chú trọng linh hoạt về chỗ ngồi, bà Hoàng Nguyệt Minh cho biết.

Co-woking thuận lợi cho việc linh động, nhưng không thể hỗ trợ việc xây dựng văn hóa công ty vậy nên mô hình này không phù hợp với các công ty có dự định hoạt động lâu dài.

Hiện nay, các văn phòng hạng B và C đang đạt tỷ lệ lấp đầy cao nhất thị trường, một phần là do nhiều doanh nghiệp cần có mô hình văn phòng lớn, dao động khoảng 1.000 – 2.000 m² sàn.

Họ thường chọn những tòa nhà có ngân sách thuê hợp lý vừa túi tiền để có thể có chi phí đầu tư lại nội thất, thay đổi lại mô hình làm việc cho phù hợp với văn hóa công ty.

Bà Đỗ Thu Hằng, Giám đốc cấp cao, Bộ phận Nghiên cứu và Tư vấn, Savills Hà Nội, bổ sung trên thực tế, bản thân các đơn vị phát triển co-working cũng nhận ra rằng với mô hình hiện tại, họ sẽ khó để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa nên cũng đang tính đến phương án điều chỉnh theo hướng phục vụ các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp cân nhắc về vấn đề tăng hay giảm diện tích thuê. Đây cũng là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phát triển co-working space đang phải cân đối.

Mặt khác, đại dịch Covid-19 làm rõ hơn sự xuất hiện của một phân khúc ngách của thị trường văn phòng là văn phòng ảo.

Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19, dịch vụ văn phòng ảo được các doanh nghiệp start-up và có quy mô nhỏ xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có một văn phòng hoạt động với chi phí thấp hơn so với thuê mặt bằng văn phòng.

Các nhà cung cấp văn phòng ảo giúp người thuê đăng ký địa chỉ chính thức trong tòa nhà của họ kèm theo các dịch vụ như nhận thư, cung cấp phòng họp khi cần thiết.

Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chỉ cần đăng ký địa chỉ văn phòng và làm việc ở bất cứ đâu. Song, Savills hiện không quá khuyến khích mô hình văn phòng ảo bởi những cơ sở pháp lý chưa rõ ràng.

Hiện chưa có một cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc thiết lập các văn phòng ảo trong khi các doanh nghiệp không có chỗ ngồi thực tế hay hợp đồng thuê cụ thể mà chỉ cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đăng ký tên miền doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp dùng mô hình này thường sẽ thuê theo tháng hoặc trả tiền thuê theo số ngày ngồi tại văn phòng. Do đó, các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cần có trách nhiệm nhận báo cáo của các công ty thuê chỗ ngồi, và giữ liên hệ.

Với tính linh động nhất định, mô hình này sẽ chỉ phù hợp với các công ty start-up hoặc mới đặt chân đến thị trường Việt Nam.

Có thể nói, nhờ tính linh động của mình, các mô hình văn phòng thay thế hiện nay phù hợp với đối tượng khách hàng nhất định như các lao động tự do, doanh nghiệp start-up, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mới đặt chân tìm hiểu thị trường Việt Nam.

Còn đối với những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn thì văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn được ưu tiên.