Không dùng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh theo dõi doanh thu trên excel được không? Cục Thuế nói gì

Tại Hội thảo "Thực hiện thuế kê khai: Hộ kinh doanh cần lưu ý gì?" do báo Tuổi Trẻ phối hợp với Cục Thuế tổ chức, cơ quan thuế đã trả lời các thắc mắc liên quan đến cách theo dõi doanh thu, kê khai thuế và chứng từ khi giao dịch của hộ kinh doanh.

Một hộ kinh doanh đặt câu hỏi: "Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ/năm không có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì tự theo dõi doanh thu trên xuất nhập tồn bằng Excel mà không cần sử dụng phần mềm bán hàng được không ạ? Hộ kinh doanh khi nộp tờ khai có cần chữ ký số không vì không sử dụng các phần mềm của nhà giải pháp?"

Trả lời, Cục Thuế cho biết theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, đối với hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống, hộ chỉ cần ghi một sổ duy nhất là "Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ" theo mẫu đơn giản, dễ thực hiện. Với hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng, nộp thuế giá trị gia tăng và thu nhập cá nhân theo phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, hộ thực hiện theo dõi, ghi sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ với nội dung chủ yếu là ghi chép doanh thu phát sinh, tổng hợp số liệu trên sổ để kê khai thuế.

Về việc kê khai thuế điện tử, khi nộp tờ khai, hộ kinh doanh có thể sử dụng hai hình thức xác thực gồm: xác thực qua mã OTP gửi về điện thoại của chủ hộ kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số của hộ kinh doanh. Quy định này được nêu tại Điểm 4, Điều 7 Thông tư số 19/2021/TT-BTC về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

Tiếp đó, một câu hỏi khác được nêu tại hội thảo: "Hiện tại, nhà cung cấp của bên em thuộc thuế khoán, chưa đăng ký xuất hóa đơn điện tử. Vậy khi hai bên tiến hành giao dịch, thì em cần những giấy tờ nào để đúng luật? Nếu như nhà cung cấp có thể cung cấp hợp đồng mua bán kèm phiếu giao hàng cho từng lần lấy hàng thì đã đủ hợp lệ chưa?"

Cục Thuế cho biết câu hỏi chưa có đầy đủ thông tin về doanh thu của hộ kinh doanh khoán là nhà cung cấp. Trường hợp hộ khoán trước đây có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên thì thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Từ năm 2026, trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu thực tế từ 500 triệu đồng đến 1 tỷ đồng, nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.