Doanh nghiệp, hộ kinh doanh lưu ý: Thay đổi quan trọng về đăng ký kinh doanh, hồ sơ và ký số cần biết

Thời gian qua, dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, công tác cải cách hành chính đã ghi nhận nhiều chuyển biến rõ rệt. Nhiều rào cản về thể chế, cơ chế đã được tháo gỡ; cải cách thủ tục hành chính và cải cách công vụ có những bước tiến đáng kể; môi trường đầu tư kinh doanh từng bước được cải thiện; Chính phủ điện tử và Chính phủ số được triển khai đồng bộ hơn. Trong bối cảnh đó, việc cải cách lĩnh vực đăng ký kinh doanh – một khâu đầu vào của hoạt động sản xuất, kinh doanh – có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Một trong những thay đổi lớn nhất từ năm 2026 là thành phần hồ sơ đăng ký sẽ được thay thế bằng dữ liệu số. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trực tiếp khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thay cho bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp , hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh. Người dân, doanh nghiệp chỉ phải nộp bản sao giấy tờ trong trường hợp thông tin trên hệ thống không đầy đủ hoặc không chính xác, thay vì mặc định phải tải lên như trước đây.

Cùng với đó, quy trình xác thực và nộp hồ sơ trực tuyến cũng được đơn giản hóa mạnh. Khi cá nhân đăng nhập qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng VNeID để thực hiện thủ tục trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp , hệ thống sẽ không yêu cầu ký số trên biểu mẫu điện tử tương tác. Sau khi kê khai đầy đủ thông tin và tải các tài liệu đính kèm (nếu có), người nộp hồ sơ chỉ cần thực hiện thao tác "Nộp hồ sơ" và thanh toán phí, lệ phí theo quy định để hoàn tất thủ tục.

Quy định mới cũng cho phép tinh gọn đáng kể thành phần hồ sơ trong trường hợp người nộp hồ sơ chính là người có thẩm quyền ký các loại giấy đề nghị hoặc thông báo. Khi đó, người nộp chỉ cần kê khai thông tin trực tiếp trên hệ thống mà không cần ký số và không cần tải lên bản điện tử của các loại giấy này, qua đó rút ngắn quy trình và hạn chế các thao tác thủ công.

Hiện nay, tỷ lệ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử toàn trình tại Việt Nam đã đạt trên 95%, với gần 1 triệu hồ sơ được thực hiện trực tuyến. Trên nền tảng đó, việc Bộ Tài chính triển khai Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP từ ngày 1/1/2026 không chỉ là một bước cải cách kỹ thuật, mà còn là sự hiện thực hóa chủ trương lấy dữ liệu số làm trụ cột để vận hành bộ máy hành chính.

Khi các thông tin pháp lý đã được kết nối và chia sẻ giữa các hệ thống, người dân và doanh nghiệp không còn phải lặp lại việc cung cấp những dữ liệu mà Nhà nước đã có. Những thay đổi này được kỳ vọng sẽ giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và rủi ro trong quá trình đăng ký kinh doanh, đồng thời góp phần thúc đẩy tính minh bạch và hiệu quả của dịch vụ công trực tuyến, tạo thuận lợi hơn cho hoạt động khởi nghiệp và mở rộng sản xuất, kinh doanh trong giai đoạn tới.