Chuyên gia cảnh báo rủi ro hộ kinh doanh cần tránh khi kê khai thuế

"Làm sai một chút cũng không ai biết": Quan điểm đã lỗi thời

Chiến dịch "60 ngày cao điểm chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang kê khai" đang diễn ra tại nhiều địa phương. Tuy nhiên, thị trường cũng xuất hiện tình trạng nhiễu loạn thông tin khi các chủ quán tìm các "thủ thuật" để đối phó, điển hình là việc sử dụng song song hai hệ thống sổ sách (một nội bộ, một thuế) hoặc dùng phần mềm giá rẻ không kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế để "giấu" bớt doanh thu.

Nhận định về vấn đề này dưới góc độ chuyên môn, ông Đỗ Duy Thanh - Giám đốc Công ty Tư vấn FnB Director, sáng lập Horeca Business School - cho rằng quan điểm "làm sai một chút cũng không ai biết" của một bộ phận chủ quán nhỏ lẻ hiện nay đã hoàn toàn lỗi thời.

"Ngành thuế hiện sử dụng Big Data và AI để đối soát dữ liệu đa nguồn: từ hóa đơn điện tử, dữ liệu ngân hàng, sản lượng điện tiêu thụ cho đến lượng nguyên liệu đầu vào theo ngành để tìm ra các mô hình bất thường", ông Thanh nhấn mạnh.

Theo chuyên gia này, những sai sót nhỏ hoặc hành vi cố tình giấu doanh thu có thể không bị phát hiện ngay lập tức. Tuy nhiên, chỉ sau khoảng 6-12 tháng, các thuật toán thông minh sẽ nhận diện được mẫu bất thường và đưa hộ kinh doanh vào diện giám sát rủi ro.

"Khi đã vào diện hậu kiểm, cơ quan thuế có quyền truy thu dựa trên dữ liệu lịch sử nhiều năm, có thể lên đến 5-10 năm tùy hồ sơ", ông Thanh nói thêm.

Khi đó, cái giá phải trả cho các khoản truy thu và phạt vi phạm sẽ lớn hơn rất nhiều so với số tiền thuế cố tình "né" được ở hiện tại.

Rủi ro từ những hóa đơn "nhìn có vẻ đúng"

Bên cạnh rủi ro từ chủ đích của người kinh doanh, ông Đỗ Duy Thanh cũng cảnh báo một "cái bẫy" khác đến từ việc lựa chọn sai công cụ hỗ trợ. Nhiều chủ quán vì muốn tiết kiệm chi phí ban đầu đã chọn các phần mềm giá rẻ, phần mềm lậu hoặc các giải pháp không chính thống.

"Một hóa đơn nhìn có vẻ đủ thông tin nhưng sai cấu trúc XML, sai định dạng, sai mã định danh hoặc không được truyền về Cục Thuế đúng thời gian quy định vẫn được xem là hóa đơn không hợp lệ", Giám đốc Công ty Tư vấn FnB Director, cho biết.

Ông Đỗ Duy Thanh - Ảnh: Vietnam F&B Summit 2025

Cũng theo ông Thanh, khi vướng vào tình huống này, hộ kinh doanh sẽ phải đối mặt với ba hệ quả pháp lý nghiêm trọng: thứ nhất là xử phạt hành chính; thứ hai là bị loại hóa đơn khỏi chi phí hợp lệ hoặc bị ấn định lại doanh thu; thứ ba là hồ sơ bị đưa vào diện kiểm tra chuyên sâu.

Đặc biệt, vị chuyên gia này còn chỉ ra một rủi ro "âm thầm" nhưng hậu quả nặng nề mà ít chủ quán lường tới: mất uy tín với đối tác.

"Nếu bạn xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, và hóa đơn của bạn bị cơ quan thuế xác định là không hợp lệ, đối tác sẽ bị loại chi phí và họ có thể quay lại truy trách nhiệm người bán", vị chuyên gia này cảnh báo.

Ông cho rằng điều này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh không chỉ mất tiền phạt mà còn mất luôn cả khách hàng và uy tín trên thị trường.

Ba tiêu chí khi chọn đối tác kê khai thuế

Trước ma trận các giải pháp phần mềm hiện nay, ông Đỗ Duy Thanh ví von việc tìm kiếm đối tác cung cấp giống như chọn một "người bảo hộ" về pháp lý. Để đảm bảo sự an toàn và minh bạch cho dòng tiền về lâu dài, ông khuyến nghị các chủ quán cần soi xét kỹ lưỡng ba tiêu chí "bất di bất dịch".

Chủ hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi mô hình thuế

Đầu tiên là tính đồng bộ, do đặc thù ngành F&B có hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, chủ quán nên ưu tiên phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử cùng thương hiệu để kết nối ổn định và hạn chế lỗi. Tiếp đến là tính pháp lý, nhà cung cấp bắt buộc phải nằm trong danh sách được Cục Thuế chứng thực nhằm đảm bảo hóa đơn phát hành đúng chuẩn XML và truyền đầy đủ về cơ quan quản lý. Cuối cùng, yếu tố hỗ trợ vận hành và minh bạch cũng quan trọng không kém, khi phần mềm cần có khả năng khóa số liệu, hiển thị lịch sử chỉnh sửa để chống gian lận, đồng thời đơn vị cung cấp phải có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ khi cần đối chiếu dữ liệu.

"Chi phí tiết kiệm được lúc mua phần mềm nhỏ hơn rất nhiều so với rủi ro có thể phát sinh khi hậu kiểm", ông Thanh kết luận.

Tại Việt Nam, iPOS.vn hiện là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B đáp ứng trọn vẹn các tiêu chuẩn khắt khe này. Là đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn quy định, các giải pháp của iPOS.vn không chỉ tuân thủ đúng chuẩn định dạng kỹ thuật theo Thông tư 78 mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện quy trình theo tinh thần "3 Đúng": Đúng quy định – Đúng thủ tục – Đúng tinh thần hướng dẫn. Việc lựa chọn những đơn vị uy tín như iPOS.vn chính là bước đi "phòng bệnh hơn chữa bệnh", giúp hộ kinh doanh F&B vững tâm vận hành trong bối cảnh hành lang pháp lý ngày càng chặt chẽ.