Doanh nghiệp thời số hóa: Làm sao để kiểm soát chi phí viễn thông hiệu quả?

Câu chuyện của anh Nguyễn Văn Hải, Giám đốc một công ty phân phối hàng tiêu dùng tại TP.HCM với hơn 300 nhân viên, chính là minh chứng sống động cho điều này. Chỉ sau 2 tháng áp dụng giải pháp quản lý thuê bao thông minh, anh không chỉ cắt giảm được 20% chi phí mà còn giúp toàn đội ngũ ‘bay cao’ về hiệu suất. Hành trình từ hỗn loạn đến kiểm soát chặt chẽ của anh Hải có thể là bài học quý cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang quan tâm đến những khoản chi viễn thông hợp lý cho đơn vị mình.

Trước khi mọi thứ thay đổi, anh Hải cũng giống như nhiều lãnh đạo khác luôn coi chi phí viễn thông là khoản chi cố định không đáng để đào sâu. ‘Chúng tôi đầu tư mạnh vào phần mềm CRM, tối ưu chuỗi cung ứng, cắt giảm các khâu trung gian,… nhưng hóa đơn điện thoại thì cứ hàng trăm triệu đồng/tháng. Ai ngờ, đó chính là kẻ ngốn tiền lớn nhất!’, anh chia sẻ trong một buổi trò chuyện gần đây.

Mọi thứ chỉ thực sự ‘bùng nổ’ khi anh quyết định kiểm toán nội bộ một lần. Kết quả khiến cả đội tài chính sửng sốt: gần 40% thuê bao thuộc khối văn phòng chỉ dùng chưa đến một nửa dung lượng thoại và data được cấp, nhưng vẫn bị tính phí đầy đủ. Ngược lại, nhóm kinh doanh chiếm tới 60% nhân sự thường xuyên vượt gói, làm phát sinh thêm gần 60 triệu đồng mỗi tháng, phần lớn do nhân viên phải tự chi trả, khiến động lực làm việc giảm sút rõ rệt.

Tình cờ tham gia một hội thảo về tối ưu chi phí vận hành, anh Hải được giới thiệu đến giải pháp quản lý thuê bao di động từ VNPT (VNPT Mobile Solution ) - một hệ thống toàn diện giúp phân bổ linh hoạt thoại, SMS và data 3G/4G/5G theo nhu cầu thực tế của từng cá nhân hay phòng ban. Không phải gói cước thông thường, đây là công cụ quản trị thực thụ, với dashboard tập trung để theo dõi mọi thứ chỉ trong vài cú click. Anh quyết định thử ngay, và kết quả đến nhanh hơn mong đợi.

Bước đi cần thiết để bứt phá

Nhóm kinh doanh được cấp thêm 50% data trong quý cao điểm dựa trên dữ liệu sử dụng thời gian thực, trong khi các vị trí ít di chuyển chỉ dùng gói cơ bản - loại bỏ hoàn toàn dung lượng thừa. ‘Bây giờ, tôi chỉ cần 5 phút để xem ai đang dùng nhiều, ai lãng phí - không cần gọi nhà mạng nữa’, anh chia sẻ một bí quyết đơn giản nhưng thay đổi ‘cuộc chơi’.

Thanh toán cũng trở nên suôn sẻ hơn bao giờ hết, với tất cả hóa đơn được đồng bộ và tự động đối soát, tiết kiệm hàng giờ cho bộ phận kế toán. Chỉ sau 2 tháng, con số thực sự gây bất ngờ: Công ty cắt giảm được 20% chi phí viễn thông , tương đương khoảng 30 triệu đồng/tháng, nhờ gói cước doanh nghiệp linh hoạt và việc loại bỏ hoàn toàn dung lượng thừa.Hiệu suất đội ngũ tăng vọt, khi nhân viên kinh doanh không còn bị gián đoạn kết nối, góp phần đẩy doanh số quý sau lên 15%. Hơn nữa, dữ liệu thời gian thực giúp anh Hải lập kế hoạch ngân sách chính xác hơn, thậm chí dự báo nhu cầu theo mùa vụ.

‘Với VNPT Mobile Solution , chúng tôi tiết kiệm được gần 400 triệu đồng/năm, số tiền đủ để đầu tư một chiến dịch marketing nhỏ hoặc thưởng tết cho nhân viên. Chúng tôi đang ném tiền qua cửa sổ mà không hay biết. Đó không chỉ là mất tiền, mà còn mất kiểm soát ’, anh Hải thừa nhận, giọng đầy tiếc nuối.

Từ trải nghiệm của anh Hải, có thể thấy trong bối cảnh kinh tế 2025 đầy biến động, việc áp dụng Giải pháp quản lý thuê bao di động không còn là lựa chọn xa xỉ mà là bước đi cần thiết để bứt phá. Giải pháp như thế này mang đến mức tiết kiệm lên đến 20% nhờ chiết khấu thương mại độc quyền, giá mua gói cước thấp hơn hẳn thị trường, cùng sự linh hoạt tối đa trong phân bổ tài nguyên - hỗ trợ 5G cho kết nối siêu tốc, dễ triển khai mà không cần đội ngũ IT phức tạp.

Đặc biệt, bảo mật dữ liệu theo chuẩn cao đảm bảo an toàn thông tin kinh doanh trong môi trường số đầy rủi ro. Hàng trăm doanh nghiệp tương tự đã hành động và đang ‘cảm ơn’ quyết định của mình mỗi khi nhận hóa đơn.