Tự làm sổ sách kế toán, hộ kinh doanh cần lưu ý gì?

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTС hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh , cá nhân kinh doanh (sau đây gọi chung là hộ kinh doanh ), có hiệu lực từ ngày 1.1.2026, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Cần chủ động lấy hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa

Ông Nguyễn Văn Thức, Chủ tịch Công ty TNHH tư vấn thuế BCTC, cho rằng, sổ sách kế toán theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTС về cơ bản đơn giản hơn Thông tư 88/2021/TT-BTC khá nhiều.

"Dự kiến, khoảng 60 - 70% hộ kinh doanh nếu được hướng dẫn chi tiết thì đều có thể tự ghi chép sổ sách kế toán, chỉ khoảng 30 - 40% phải thuê kế toán chuyên nghiệp. Điều này đòi hỏi sự đồng hành sát sao từ cơ quan quản lý nhà nước trong giai đoạn đầu áp dụng. Thuế cơ sở cần đảm bảo hỗ trợ thực chất theo kiểu cầm tay chỉ việc, hạn chế tối đa chuyện xử phạt", ông Thức nhấn mạnh.

ẢNH: ĐAN THANH

Ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas, nhìn nhận so với Thông tư 88/2021/TT-BTC, Thông tư 152/2025/TT-BTС có nhiều thay đổi trong cách tiếp cận.

Thông tư 88/2021/TT-BTC yêu cầu hộ kinh doanh phải có các chứng từ kế toán liên quan như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… và các chứng từ khác. Trong khi đó, Thông tư 152/2025/TT-BTС chỉ đề cập nguyên tắc chung là hộ kinh doanh lựa chọn lưu trữ chứng từ kế toán cho mục đích xác định nghĩa vụ thuế trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.

Điều này giúp hộ tránh việc phải chuẩn bị chứng từ trung gian, chỉ cần chú trọng đến các chứng từ ảnh hưởng tới việc xác định nghĩa vụ thuế như hóa đơn điện tử , bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ của người bán hàng không có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ kế toán khác làm căn cứ để xác định doanh thu, thu nhập tính thuế theo quy định.

"Để có sự đơn giản trong cung cấp chứng từ xác định nghĩa vụ thuế, khi mua hàng hóa, dịch vụ, hộ kinh doanh cần chủ động lấy hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp và thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.

Như vậy, hộ sẽ không cần in các chứng từ này ra để ký hay lưu trữ, chỉ cần lưu trữ hóa đơn điện tử dạng dữ liệu. Sao kê ngân hàng cũng là dạng dữ liệu, khi cần đối chiếu phần thanh toán của hóa đơn điện tử cũng rất tiện. Các chứng từ khác không thể hiện ở dạng dữ liệu như bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ thì hộ kinh doanh cần in, ký và lưu trữ theo quy định", ông Tuấn lưu ý.

Theo vị chuyên gia, một điểm khác biệt đáng chú ý nữa là Thông tư 152/2025/TT-BTС đã giảm xuống còn 4 mẫu sổ, thay vì 7 mẫu sổ như trước; đồng thời gợi mở vận dụng yếu tố công nghệ để tiết giảm chi phí vận hành.

Các mẫu sổ đã đơn giản hơn, được thiết kế theo dạng ghi chép đơn (thay vì ghi chép bút toán kép như doanh nghiệp), thể hiện việc hộ kinh doanh ghi nhận lại giao dịch kinh doanh hàng ngày như một quyển sổ thu - chi trong tài chính cá nhân và gia đình. Điều này giúp hộ kinh doanh không có kiến thức kế toán vẫn có thể tự làm, không cần thuê đơn vị dịch vụ.

Cân nhắc việc đầu tư phần mềm bán hàng 

Thông tư 152/2025/TT-BTС có nhiều sự đơn giản, thuận lợi hơn cho hộ kinh doanh . Dù vậy, ông Tuấn đánh giá, việc chuẩn bị mẫu sổ S2d-HKD - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, có thể là khó khăn của hộ kinh doanh khi kinh doanh nhiều mặt hàng.

ẢNH: ĐAN THANH

Với mẫu sổ này, sẽ rất khó nếu hộ kinh doanh không sử dụng phần mềm bán hàng để theo dõi nhập - xuất - tồn cũng như tính giá xuất để xác định chi phí giá vốn trong kỳ.

Do đó, hộ kinh doanh nên cân nhắc việc đầu tư phần mềm bán hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Điều này giúp hộ kiểm soát được lượng hàng hóa thực tế, tránh mất mát, cũng như thuận tiện khi theo dõi chi phí giá vốn kinh doanh.

"Với cơ quan chức năng, cần nhìn nhận rằng, mẫu sổ này là phức tạp, rất nhiều thông tin, sẽ không hợp lý khi yêu cầu hộ kinh doanh nộp cùng tờ khai thuế hàng tháng, quý hay quyết toán năm. Bởi việc này sẽ tăng rất nhiều thời gian kê khai thuế, dẫn đến tăng chi phí tuân thủ. Chỉ nên yêu cầu hộ kinh doanh có sự chuẩn bị, kiểm kê thực tế cuối năm, lưu trữ mẫu sổ S2d-HKD tại hộ và xuất trình khi thanh kiểm tra thuế", ông Tuấn nhấn mạnh.